Kauf von wichtigen Arzneimitteln und medizinischen Geräten

“Die Behörden haben viele Verfahren und Richtlinien, aber sobald eine Krise ausbricht, ist die normale Arbeitsweise nicht mehr möglich und sollte man pragmatisch vorgehen.”

Axel Van den Abbeele ist zuständig für die Abteilung Haushalt und Geschäftsführungskontrolle und hat während dieser Coronakrise die Kaufakten für Arzneimittel verwaltet. Sein Team wurde vorübergehend von drei Kollegen aus anderen Diensten der FAAG verstärkt, u.a. von Helene Srey. Sie arbeitet als Aktenverwalterin in der Abteilung Genehmigung für das Inverkehrbringen (Variationen und Erneuerungen) der GD Post-Genehmigung.

Axel Van den Abbeele

Am Anfang der Coronakrise drohte ein Arzneimittelmangel in den Krankenhäusern. Zusammen mit dem FÖD Volksgesundheit, Sicherheit der Nahrungsmittelkette und Umwelt hat die FAAG mehrere Ankäufe getätigt um sicherzustellen, dass die Patienten die richtige Behandlung erhalten konnten. Was genau war Ihre Aufgabe in diesem Prozess?
AVDA: Die FAAG-Inspektoren haben selbst auf dem Markt nach Arzneimitteln gesucht. Sie haben überprüft, welche Arzneimittel in den Krankenhäusern auszulaufen drohten und wie vielen Patienten wir mit einem bestimmten Ankauf helfen würden. Am Anfang gab es keine klaren Verfahren für diese Ankäufe, da wir das noch nie zuvor gemacht hatten. Wir haben dann ein klares Verfahren ausgearbeitet, damit wir alle Aufträge richtig überwachen konnten.

Wie ging man vor bei diesen Ankäufen?
AVDA: Nachdem die Inspektoren durch Ihre Kontakte und Ihre Marktkenntnisse Arzneimittel gefunden hatten, war es unsere Aufgabe, zu überprüfen, ob die Preise marktgerecht waren. Der Markt war zu diesem Zeitpunkt extrem überfordert und viele Unternehmen haben ihre eigenen Preise festgelegt. Alle Akten mussten auch aus administrativer Sicht in Ordnung sein. Insgesamt haben wir etwa einhundertsechzig Akten verwaltet. Wir haben jede Kaufakte selbst erstellt, von unserem Generalverwalter genehmigen lassen und dann zur Genehmigung bei der Finanzinspektion eingereicht.

Helene Srey

Sind Sie bei der Verwaltung der Kaufakten oft auf Schwierigkeiten gestoßen?
AVDA: Wir standen oft vor unerwarteten Herausforderungen. Die FAAG hatte zum Beispiel am Freitag einen wichtigen Vorrat an Arzneimitteln bestellt, der am Montag geliefert werden sollte. Die Arzneimittel mussten aber auf einer bestimmten Temperatur aufbewahrt werden. Um sie lagern zu dürfen, benötigt man Bescheinigungen und Genehmigungen. Die Lieferungen konnten wir in unserem Gebäude nicht einfach so in den Kühlschrank stellen. Wir haben dann in aller Eile einen Logistikpartner, Medista, für den Transport und die Lagerung dieser Arzneimittel und später auch für die COVID-19-Impfstoffe gefunden.

Da der Pharmamarkt so überfordert war, mussten wir meistens schnell vorgehen. Wir hatten zum Beispiel einen wichtigen Auftrag an ein internationales Unternehmen vergeben. Am nächsten Tag verlangten sie einen Zahlungsnachweis, sonst würden sie an ein anderes Land verkaufen. So einfach ist es für uns aber nicht, unser Zahlungsverfahren dauert einige Tage. Die Behörden haben viele Verfahren und Richtlinien, aber sobald eine Krise ausbricht, ist die normale Arbeitsweise nicht mehr möglich und sollte man pragmatisch vorgehen. Der Zahlungsnachweis wurde vorgelegt und die lebenswichtigen Arzneimittel erreichten schnell die Krankenhäuser.

Gab es im pharmazeutischen Sektor viel Verständnis dafür, dass uns diese Aufträge so wichtig waren?
AVDA: Manche Unternehmen haben uns über Zwischenpersonen kontaktiert, um uns mitzuteilen, dass sie die von uns benötigten Arzneimittel verkaufen. Aus diesem Grund waren wir immer vorsichtig. Ein Unternehmen, das sagt “Wir wollen Ihnen helfen”, ist etwas anderes als selbst Arzneimittel zu suchen und das richtige Unternehmen zu finden.

HS: Auf der anderen Seite gibt es einige Unternehmen, die Arzneimittel gespendet haben. Sie waren sich der Situation unseres Landes sehr wohl bewusst und spendeten dem belgischen Staat kostenlos Arzneimittel.

Droht ein Arzneimittelmangel, dann gibt es einen gewissen Druck. Wie haben Sie das erlebt?
HS: Das Endziel war, gemeinsam mit unseren Kollegen sicherzustellen, dass die Arzneimittel, einschließlich essentieller Betäubungsmittel, die Patienten im Krankenhaus erreichen.

Bei jedem Auftrag haben wir uns überlegt, wie vielen Patienten damit geholfen werden konnte. Jeder Ankauf, der aus administrativer und finanzieller Sicht in Ordnung war, konnte schneller an einen Patienten, den behandelt werden konnte, geliefert werden. Das hat uns die nötige Motivation gegeben.

Die Krankenhäuser mussten mit unentbehrlichen Arzneimitteln versorgt werden, damit die Patienten behandelt werden konnten.

Während des Schwerpunkts der Krise haben Sie vor allem die Kaufakten für Arzneimittel bearbeitet. Nach dem Sommer stabilisierte sich der Markt und waren die Vorräte groß genug. Welche Akten haben Sie dann verwaltet?
AVDA: Nach dem Sommer gab es tatsächlich weniger Kaufakten und haben wir uns eher auf die Verwaltung des Vertrags mit Medista, unserem Logistikpartner, konzentriert. Wir mussten schon damit anfangen, Lösungen für die spezifischen Bedürfnisse der Kandidatimpfstoffe zu suchen. Die Haushalte mussten berechnet werden.

In Belgien liegt die Präventivmedizin, Impfung einbegriffen, in der Zuständigkeit der Regionen und daher nicht in der Zuständigkeit der Föderalbehörde. Einige Arbeitsgruppen haben sich dann dazu entschieden, wer was bezahlen soll. Eine Gemeinde, die sagt, dass die Impfung in der Sporthalle stattfinden könne, kann für diese Sporthalle keine Miete angeben, da es schon eine gab. Damals sind sehr konkrete Vereinbarungen getroffen worden.

HS: Wir haben auch Ausschreibungsakten für den Ankauf von Nadeln und Spritzen veröffentlicht. Ende 2020 wurde dann der erste COVID-19-Impfstoff zugelassen, aber es mussten natürlich genügend Nadeln und Spritzen vorhanden sein, um diese Impfstoffe zu verabreichen. Auch das war ein Wettlauf gegen die Zeit.

Für die Kaufakten haben Sie eng mit Kollegen aus anderen Diensten der FAAG und anderen Institutionen zusammengearbeitet. Wie ist diese Zusammenarbeit verlaufen?
AVDA: Das war super, echt toll. Ich arbeite schon seit 7 Jahren bei der FAAG, aber ich habe viele neue Kollegen kennengelernt, mit denen ich vorher noch nie zusammengearbeitet hatte. Über Arbeitsgruppen haben sich Kollegen und Institutionen gegenseitig informiert. Alle lagen auf der gleichen Linie und haben alle Informationen direkt von der Quelle bekommen. Das ist bestimmt etwas, das in Zukunft im Rahmen großer Projekte berücksichtigt werden kann.

HS: Kollegen haben sich regelmäßig gegenseitig Aufgaben übernommen, auch damit wir die Routineaufgaben nicht aus dem Auge verlieren würden. Jeder hat sein Bestes getan, einen Beitrag zu leisten und Lösungen für die Patienten im Krankenhaus zu finden. Ich denke, dass das der rote Faden dieser Krise ist.

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