Am 1. März 2021 zog das FAAG zusammen mit dem FÖD Volksgesundheit und dem LIKIV in ein gemeinsames Gebäude in der Galileelaan im Zentrum von Brüssel. Der Umzug ist Teil des Projekts zur Neugestaltung der Gesundheitsverwaltung. Ziel ist es, die Verwaltungsdienste noch effizienter zu gestalten und damit die Dienstleistungen für Bürgerinnen und Bürger sowie Interessengruppen weiter zu verbessern. Karen Wyns arbeitet in der Abteilung Personal und Organisation und war Teil des Projektteams, das den Umzug vorbereitet und gesteuert hat. Sie spricht über ihre Erfahrungen mit diesem riesigen Logistikprojekt.
Karen Wyns
Für den Beginn dieses Umzugsprojekts müssen wir in der Zeit zurückgehen, denn ursprünglich war der Umzug in das Gebäude in der Pachecolaan geplant. Später wurde der Beschluss gefasst, in das Gebäude in der Galileelaan umzuziehen. Wie ist das Projekt gelaufen?
Ich war von Anfang Teil der Arbeitsgruppe für den Umzug in die Pachecolaan und später in die Galileelaan. Von den ersten Gesprächen mit dem Architekten an haben wir sichergestellt, dass alle unsere Anforderungen und Bedürfnisse erfüllt wurden. Wir hatten uns in den Jahren zuvor intensiv auf den Umzug in die Pachecolaan vorbereitet, sodass dies sehr reibungslos verlief.
Im Laufe der Zeit wurden auch andere Arbeitsgruppen eingesetzt, um einen optimalen Ablauf zu gewährleisten, wie z. B. die IKT-Arbeitsgruppe für die technische Ausstattung des Gebäudes. Alle diese Arbeitsgruppen wurden von einer Kerngruppe koordiniert. Dies war bei einem so großen Projekt notwendig. Da wir mit zwei anderen Organisationen zusammenzogen, waren bei jeder Beratung auch Vertreterinnen und Vertreter des FÖD Volksgesundheit und des LIKIV anwesend. Der Umzug entpuppte sich als ein riesiges Projekt, das fast vollzeitigen Einsatz forderte.
Bei der Entwicklung der Pläne für das neue Gebäude spielte die Nachhaltigkeit eine wichtige Rolle. Wie wurden diese Pläne realisiert?
Der Grundgedanke für das neue Gebäude lautet: Zusammenarbeit für die Volksgesundheit in einem nachhaltigen und gesunden Umfeld. Unser Ziel war es, ein möglichst gesundes und nachhaltiges Gebäude zu schaffen. Alle Materialien, die wir für unser neues Gebäude ausgewählt haben, sind wiederverwendbar. Wir haben auch eingehend überlegt, welche Möbel wir mitnehmen werden und welche nicht. Bei einem Umzug müssen auch die Umzugskosten und die ökologischen Kosten berücksichtigt werden. Die Mitarbeitenden hatten auch die Möglichkeit, bestimmte Büroausstattungen, für die wir keine Verwendung mehr hatten, wie z. B. ergonomische Bürostühle, für die Arbeit im Homeoffice mit nach Hause zu nehmen.
Die verbliebene Büroausstattung, die im neuen Gebäude nicht mehr benötigt wird, wurde gespendet. Das FAAG hat Schränke, Schreibtische, Kommoden und Tische an verschiedene Schulen gespendet, aber auch an einen Verein für Geflüchtetenhilfe sowie an das Projekt La Maison Rue Verte, das alleinstehenden Frauen mit Kindern Zuflucht bietet. Unsere in die Jahre gekommene Büroeinrichtung hat so ein zweites Leben erhalten.
Diese Nachhaltigkeit erstreckt sich auch auf unseren neuen Mobilitätsplan.
Das ist richtig. Auf diese Weise versuchen wir, alle zu motivieren, ihr Auto so oft wie möglich zu Hause zu lassen. Früher arbeiteten wir direkt gegenüber dem Südbahnhof, wir mussten nur die Straße überqueren und schon waren wir im Büro. Nun gab es die Befürchtung, dass der Zugang zu dem Gebäude erschwert werden könnte, aber diese Befürchtung hat sich nicht bewahrheitet. Indem wir verschiedene Wege ausgearbeitet haben, um das Gebäude vom Bahnhof aus zu Fuß oder mit dem Fahrrad zu erreichen, lag unser Fokus auf einer nachhaltigen Mobilität.
Außerdem haben wir den ehemaligen VIP-Parkplatz im Gebäude in einen Fahrradabstellplatz umgewandelt. Sogar Lastenfahrräder haben genügend Platz und es gibt Ladestationen für Elektrofahrräder. Außerdem gibt es im Gebäude Duschen für Kolleginnen und Kollegen, die sich nach dem Weg zur Arbeit erfrischen wollen. Wie Sie merken, haben wir wirklich in unsere Vision der Nachhaltigkeit investiert. Die Veränderung ist auch in der Kantine spürbar. Wir arbeiten jetzt mit regionalen und saisonalen Produkten. Das heißt nicht, dass von nun an kein Steak mit Pommes mehr angeboten wird, sondern dass es darüber hinaus noch viele gesunde Alternativen gibt.
Nachdem die Pläne fertig waren, stand die größte Arbeit an: der endgültige Umzug.
Dies erforderte eine umfangreiche Vorbereitung. Wir haben beschlossen, unser Papierarchiv nicht in das neue Gebäude zu verlegen. Die erste Aufgabe bestand also darin, das gesamte Papierarchiv zu unserem Logistikpartner zu bringen. Eine gute Übung, um herauszufinden, was wir brauchten und was wir nicht brauchten. Vieles wurde zudem digitalisiert. Alle Abteilungen mussten die Ausrüstung ihres Teams einpacken, und alle Mitarbeitenden erhielten einen individuellen Umzugskarton für ihre persönlichen Gegenstände. Diese mussten eindeutig gekennzeichnet werden, denn nicht jedes Team wurde demselben Stockwerk oder denselben Kolleginnen und Kollegen wie zuvor zugewiesen. Auch für Schränke, Schreibtische und sonstige Möbel aus unserem alten Gebäude musste angegeben werden, ob und wohin sie mitgenommen werden sollten.
Es handelte sich also bereits um ein großes und logistisch komplexes Projekt, zu dem dann noch die Corona-Krise hinzukam. Hatte die Pandemie großen Einfluss?
Der Umzug hat sich dadurch sicherlich verzögert. Unsere gesamte Agentur war so sehr mit der Bekämpfung von COVID-19 beschäftigt, dass wir das Umzugsprojekt oft mittags am Kantinentisch besprechen mussten. Infolgedessen erfolgte bei uns vieles weniger gründlich, zu unserem Nachteil. Die anderen beiden Organisationen hatten Mitarbeitende, die sich nur mit dem Umzugsprojekt befassen konnten. Wir hatten einen umfassenden Plan ausgearbeitet, um die Menschen in dem neuen Gebäude willkommen zu heißen, sie einzuweisen und an ihren neuen Arbeitsplatz heranzuführen. Alles das ist auf der Strecke geblieben, und wir müssen dies jetzt nachholen.
Die Rückkehr ins Büro bedeutet für viele Kolleginnen und Kollegen eine ziemliche Umstellung. Wie werden die Menschen wieder aus ihrer Blase herausgeholt?
Wir müssen neue Gewohnheiten erlernen, Veränderungen sind jedoch nie einfach. Wir sind es nicht mehr gewohnt, in einem großen Raum mit vielen Menschen zu arbeiten. Allerdings sind der Kontakt zu sowie die Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen wichtiger als viele denken, zum Beispiel um Burn-out vorzubeugen. Im Homeoffice gestaltet sich dies oft schwieriger. Wir haben das Gebäude so ausgestattet, dass es allen Bedürfnissen gerecht wird und sich alle hier wohlfühlen können.
Neben den klassischen Büroräumen gibt es z. B. Projekträume für Absprachen mit Kolleginnen und Kollegen, Telefonecken für kurze Telefonate, Ruheräume, in denen nicht gesprochen oder telefoniert werden darf, und Kokons, in die man sich zurückziehen und in Ruhe arbeiten kann. Auch unsere Infrastruktur für externe Sitzungen hat sich enorm verbessert. Es gibt ein kleines Auditorium, einen Raum für Dolmetscherinnen und Dolmetscher sowie klassische Konferenzräume. Zudem wurden alle IKT-Systeme zukunftsorientiert modernisiert, um die Arbeit angenehmer und reibungsloser zu gestalten. Ein weiterer Fokus lag auf dem Wohlbefinden unserer Mitarbeitenden. Es gibt mehrere Kaffee-Ecken für informelle Gespräche mit Kolleginnen und Kollegen. Das Gebäude verfügt auch über eine Medienlounge, einen Entspannungsraum und einen Fitnessraum. Diese eignen sich optimal, um sich zu entspannen und während des anstrengenden Arbeitstages neue Energie zu tanken.
Sie haben sich für ein integriertes Konzept entschieden, bei dem die Dienste der verschiedenen Organisationen nebeneinander angesiedelt sind und es auch den gemeinsamen Logistikdienst 1FM gibt. Welche Vorteile hat das Bündeln von verschiedenen Partnern in einem Gebäude?
Es bietet sicherlich gewisse Vorteile. Wir können von Fachwissen profitieren, das wir vorher nicht hatten. Insbesondere können Abteilungen, die sich mit denselben Themen beschäftigen, wie z. B. das Ausbildungszentrum oder die ICT-Abteilung, ihr Wissen und ihre Erfahrungen austauschen. Die Schwelle, von einer anderen Organisation zu lernen, ist so viel niedriger. Außerdem können Kosten gespart werden, indem Geräte gemeinsam gekauft oder untereinander ausgeliehen werden. Ich sehe Vorteile, aber wir sind noch nicht am Ziel. Zum einen müssen wir organisch wachsen, zum anderen werden wir jedoch auch gezielte Aktionen durchführen, um unsere Kräfte zu bündeln.
Der Umzug liegt nun hinter uns, jetzt gilt es, das neue Gebäude kennenzulernen. Wie sehen Sie die Zukunft?
Zunächst einmal holen wir jetzt die Aktivitäten nach, die wir im letzten Jahr geplant hatten, wie z. B. das Kennenlernen von Kolleginnen und Kollegen sowie praktische Absprachen zwischen den Teams auf den einzelnen Etagen. Das sollten wir unbedingt forcieren. Wir müssen lernen, wieder so zu arbeiten wie früher, und das braucht seine Zeit. Die Kombination aus Arbeit im Homeoffice und im Büro wird für jeden Dienst und alle Mitarbeitenden eine kleine Herausforderung darstellen. Ich bin aber sicher, dass dies mithilfe von Absprachen zwischen den Teams und der richtigen Unterstützung funktionieren wird.
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