In der Kommunikationsabteilung ist Michel Rauw für die interne Kommunikation zuständig, während Robert Roman für die visuellen und technischen Aspekte sowohl in der internen als auch in der externen Kommunikation verantwortlich ist. Die beiden waren für die Bereitstellung der digitalen Anzeigebildschirme zuständig, die von den drei im Galilee-Gebäude vertretenen Institutionen genutzt werden.
Michel Rauw
Nach dem Umzug der drei Institutionen in das Galilee-Gebäude musste die Nutzung der digitalen Anzeigebildschirme (LCD-Bildschirme) neu überdacht werden. Sie waren mit dieser enormen Aufgabe betraut …
MR: Ursprünglich war nur Robert an dem Projekt beteiligt. Das war logisch, denn er hat schon vor dem Umzug des FAAG in das Galiläa-Gebäude Mitteilungen auf den digitalen Bildschirmen veröffentlicht und dafür spezielle Vorlagen entworfen. Ich habe mich an dem Projekt beteiligt, weil ich mich für das Thema interessierte und dachte, ich könnte mein Fachwissen einbringen.
RR: Da die FAAG über einige Erfahrung in diesem Bereich verfügte, übernahmen wir beim Umzug die Federführung für das Projekt digitale Anzeigebildschirme. Dies wurde natürlich in Absprache mit dem FÖD Volksgesundheit und dem RIZIV-INAMI beschlossen. Wir wurden beauftragt, Verfahren für die Nutzung der digitalen Anzeigebildschirme, Vorlagen usw. zu erstellen.
Ein solches Projekt umfasst enorm viele Aspekte. Wie haben Sie die Arbeit organisiert?
RR: Zunächst mussten wir verstehen, worum es ging: wo sich die Bildschirme befanden, wer sie sehen konnte und, je nach Zielgruppe, welche Informationen wir darauf zeigen sollten. Ich musste auch das Verteilsystem an sich verstehen: Es unterschied sich erheblich von dem, das ich zuvor im Eurostation-Gebäude. Auch war es wichtig, die Arbeitsweise der drei Organisationen zu verstehen, da jede ihre eigene Art der Kommunikation hat. Diese Synergie erforderte viele Abstimmungen, da jede eigene Vorstellungen hatte und wir eine gemeinsame Basis finden mussten, die alle Beteiligten überzeugte.
Robert Roman
MR: Anfangs war Robert allein mit dem Projekt befasst. Ich schloss mich ihm an, weil mich das Thema interessierte. Wir haben daher angefangen, ein Verfahren für digitale Anzeigebildschirme zu entwickeln. Das heißt, eine Art visuelle Grammatik in diesem Bereich: was man veröffentlichen kann und was nicht, nicht nur in Bezug auf den Inhalt, sondern auch auf die Form. Anschließend präsentierten und erläuterten wir dieses Dokument den anderen Mitgliedern der Synergie.
Bei einem solchen Verfahren ist die Steuerung der Bildschirme relativ komplex …
MR: Wir sprechen hier von etwa 250 Bildschirmen, die überall im Galilee-Gebäude verteilt sind. Einige befinden sich in den Fluren, andere in den Besprechungsräumen. Wieder andere an der Rezeption des Gebäudes oder in der Cafeteria. Die Zielgruppen sind also für jeden Bildschirmtyp unterschiedlich. Und daher sind die zu verbreitenden Informationen nicht die gleichen. So haben wir beispielsweise beschlossen, die Bildschirme in den Besprechungsräumen nicht für die digitale Anzeige unserer Kommunikation zu nutzen.
RR: Außerdem haben wir uns auch darum gekümmert, festgestellte Probleme der externen Firma zu melden, die die Bildschirme verwaltet. Da wir die Tests durchführten und die problematischen Punkte feststellten, brachten wir die Schwachstellen zur Sprache. Oft wandten sich auch die anderen Synergiepartner an uns. Dieser Austausch zur Verbesserung des Bildschirmangebots – oder zur Fehlerkorrektur – hat uns viel Zeit gekostet.
Wenn die Bildschirme identifiziert sind, bleibt nur noch die Frage, was darauf angezeigt werden soll!
MR: Ja. Wir haben die anzuzeigenden Informationen entsprechend der Position des Bildschirms innerhalb des Galilee-Gebäudes spezifiziert. Vor einem digitalen Anzeigebildschirm sitzt man nicht wie vor einem Fernseher. Wir mussten also die Zielgruppen ermitteln: Mitarbeiter des Gesundheitswesens oder Außenstehende. Interne Informationen sind für Außenstehende, die zu einem Treffen erscheinen, nicht relevant. Sie sollten daher nicht auf den Bildschirmen, die sie sehen, gezeigt werden.
Gab es andere Kriterien für die Festlegung der Inhalte?
MR: Wir haben uns gefragt, wie viel Zeit der Betrachter zum Ansehen der Anzeige hat. Dort, wo man einen Kaffee trinkt, hält man sich länger auf als z. B. in einem Flur. Anhand dieser Informationen kann man festlegen, welche Inhalte angezeigt werden sollen: die grundlegenden Informationen oder eine etwas längere Playlist. Es gibt also Bildschirme, die von einem externen Publikum betrachtet werden, solche, die von einem internen Publikum gesehen werden, das nur vorbeigeht, und solche, die von einem statischen internen Publikum betrachtet werden. Im Moment veröffentlichen wir wenig auf den Bildschirmen für Externe, grundlegende interne Informationen auf den Bildschirmen in den Korridoren und umfangreichere interne Informationen auf den Bildschirmen, die vor ihnen platziert sind und vor denen man verweilen kann.
Und sobald der Inhalt festgelegt war …
RR: Hat sich die Kommunikationsabteilung der FAAG um die Bereitstellung der spezifischen Vorlagen gekümmert. Wir haben Test im noch leeren Galilee-Gebäude durchgeführt und Vorlagen für die Veröffentlichung von Nachrichten entwickelt. Es ist ein zeitaufwendiger Prozess, der das Verständnis eines Systems, Tests, die Abstimmung mit anderen Organisationen usw. erfordert. Wenn die Leute anfangen, wieder in Präsenz zu arbeiten, passen wir die Verbreitung von Nachrichten vielleicht an ihr Verhalten an. Diese Arbeit mit digitalen Anzeigebildschirmen ist also nie starr, sondern entwickelt sich mit den Zielgruppen.
Die Präsentation der Informationen hat Sie also auch viel Arbeit gekostet!
RR: Ja, man muss die Displays häufig verändern und etwas Modernes anbieten. Wir haben uns also überlegt, welche Inhalte sowohl relevant als auch angenehm anzusehen sind.
MR: Auf Bildschirmen kann man unterschiedlichste Inhalte zeigen: Videos, Nachrichten, Bilder von Kampagnen, Animationen, automatisierte Inhalte wie das Wetter, Twitter-Feeds usw. Es lohnt sich, die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten in gewissem Maße auszuschöpfen.
Wie organisieren Sie Ihre Veröffentlichungen? Stimmen sich die drei Institutionen systematisch ab?
MR: Nein, es gibt keine systematische Koordination. Zwischen März und Juni 2021 trafen wir uns jedoch häufig in einer Arbeitsgruppe mit Mitgliedern der beiden anderen Institutionen, um uns abzustimmen. Ab Juni 2021 waren die Bildschirme in Betrieb. Bis etwa November 2021 hat FAAG alle Nachrichten veröffentlicht: die von 1FM und ihre eigenen. Der FÖD Volksgesundheit und das RIZIV-INAMI hatten noch keine Inhalte, die sie veröffentlichen konnten. Seitdem haben die Administratoren der einzelnen Institutionen die Kontrolle über ihre Inhalte. Wir haben ein Modell vorgeschlagen, sie können natürlich auch anders verfahren. Sie müssen jedoch die Inhalte schaffen.
RR: Die erste Veröffentlichung für 1FM betraf defekte Jalousien. Wir hatten ein schönes Bild ausgewählt. Wir erhielten sehr positive Rückmeldungen: Die Leute fanden, dass es gut rüberkam und auch optisch ansprechend war. Es ist immer schön, wenn unsere Arbeit geschätzt wird.
Wie verlief die Zusammenarbeit mit den anderen Institutionen?
RR: Während wir alleine enorm viel erreicht haben, wurden in der Kommunikationsabteilung der FAAG alle Entscheidungen in Synergietreffen gemeinsam getroffen. Ich denke, das war kein Problem: Diese Vorgehensweise war für alle am einfachsten. Jeder durfte sich äußern, keine Meinung wurde übergangen. Auch wenn es, wie bei jeder Zusammenarbeit, weniger einfache Momente gab, sorgte der gegenseitige Respekt dafür, dass alle Beteiligten auf ihre Kosten kamen.
MR: Und die anderen Kommunikationsabteilungen erkannten, welche Arbeit wir geleistet haben. Sie wussten das zu schätzen und haben es uns auch gesagt. Auch diese Anerkennung war für eine gute Zusammenarbeit wichtig.
Das Projekt ist ein Erfolg – sowohl in Bezug auf das Feedback als auch auf die Ergebnisse. Worauf sind Sie persönlich besonders stolz?
MR: Ich bin froh, dass ich in der Lage war, dieses Projekt – insbesondere das Verfahren – durchführen zu können, ohne vorab Erfahrung in diesem Bereich gehabt zu haben. Ich musste alles „on the job“ lernen, und letzten Endes denke ich, dass es uns gelungen ist, professionelle und qualitativ hochwertige Arbeit abzuliefern. Dies wäre ohne die sehr gute Koordination mit Robert nicht möglich gewesen. Ich freue mich sehr über diese fruchtbare Zusammenarbeit.
RR: Auch ich bin stolz darauf, dass es mir gelungen ist, mit Michel als Team so effektiv und erfolgreich zusammenzuarbeiten. Schließlich konnten wir in unseren jüngsten Treffen vom Ergebnis unserer Arbeit profitieren: Sie ist funktional und professionell. Die Maschine ist gut angelaufen und wir steuern nach. Ich werde noch stolzer sein, wenn alle unsere Kolleginnen und Kollegen nach ihrer Rückkehr in das Galilee-Gebäude von effektiven und ansprechenden digitalen Anzeigebildschirmen profitieren können.
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