Schluss mit den Betäubungsmittelformularen auf Papier, willkommen narcoreg.be

In Belgien muss jede Ausgabe oder Entgegennahme von Betäubungsmitteln und psychotropen Substanzen bei der FAAG registriert werden. Dies geschah früher mit Hilfe von Betäubungsmittelformularen, die in Papierform ausgestellt wurden. Seit September 2023 gibt es Narcoreg, eine Online-Anwendung, die den gesamten Prozess digitalisiert und Zeitersparnis für Apotheker, Lieferanten und die FAAG bringt.

Nur Demirci vom Betäubungsmittelteam erklärt, wie das System früher funktionierte: „Im alten System mussten die Apotheker für jeden Kauf von Betäubungsmitteln oder psychotropen Substanzen ein Betäubungsmittelformular ausfüllen. Dieses Formular bestand aus drei identischen Seiten. Ein rosafarbenes Exemplar für den Apotheker selbst, ein gelbes Exemplar für den Großhändler und ein weißes Exemplar, das der Apotheker an die FAAG weitergeben musste und das wir 10 Jahre lang aufbewahrten. Es war klar, dass eine Digitalisierung dieses Prozesses unausweichlich ist.“

Nur Demirci

Nur Demirci vom Betäubungsmittelteam erklärt, wie das System früher funktionierte: „Im alten System mussten die Apotheker für jeden Kauf von Betäubungsmitteln oder psychotropen Substanzen ein Betäubungsmittelformular ausfüllen. Dieses Formular bestand aus drei identischen Seiten. Ein rosafarbenes Exemplar für den Apotheker selbst, ein gelbes Exemplar für den Großhändler und ein weißes Exemplar, das der Apotheker an die FAAG weitergeben musste und das wir 10 Jahre lang aufbewahrten. Es war klar, dass eine Digitalisierung dieses Prozesses unausweichlich ist.“

Sowohl die Experten des Betäubungsmittelteams als auch die IKT-Abteilung arbeiteten zügig, um eine qualitativ hochwertige und benutzerfreundliche Anwendung zu gewährleisten. Glücklicherweise konnten sie auch auf eine ausgewählte Gruppe von Testnutzerinnen und -nutzern aus den verschiedenen Bereichen zählen. So konnten Apotheker und Lieferanten bereits während der Entwicklung wertvolle Rückmeldungen geben. Die Möglichkeit, Produkte nicht nur über den Betäubungscode, sondern auch über den CNK-Code hinzuzufügen, war beispielsweise ein Wunsch aus der Praxis. Eine Zeit lang drohte noch ein Problem mit der Rechtsgrundlage die Arbeiten zu behindern, aber im Juli 2023 konnte www.narcoreg.be endlich gestartet werden. Im Sommer konnten alle Nutzer alles noch eine Zeit lang testen, und im September 2023 wurde die Anwendung gesetzlich vorgeschrieben.

Aber was genau sind die Vorteile? Nur Demirci: „Das neue System spart dem Apotheker und dem Großhändler eine Menge Zeit. Die Möglichkeit für Apotheker, Daten in großen Mengen über eine CSV-Datei hochzuladen, oder die Integration in die Software des Großhändlers, so dass alles automatisch in Narcoreg erfasst wird, sind natürlich ein großer Fortschritt für sie. Darüber hinaus ist es auch für uns in der FAAG eine deutliche Verbesserung. Das Aufspüren von übermäßig großen Bestellungen oder Verlusten ist nun viel einfacher. Wir haben auch einen besseren Überblick über den Markt: was wird verkauft, in welchen Mengen, welche Trends gibt es … Außerdem haben wir jetzt auch leichten Zugang zu beiden Seiten der Geschichte, sowohl zu den Einkäufen der Apotheker als auch zu den Verkäufen der Großhändler. Das System arbeitet nämlich auf der Grundlage von ‚Übereinstimmungen‘. Wenn der Apotheker und der Großhändler die gleichen Mengen angeben, dann gibt es eine Übereinstimmung und alle Produkte wurden berücksichtigt.“

Eine jahrzehntelange Arbeitsweise lässt sich nicht von heute auf morgen ändern. Deshalb hat die FAAG viel Aufwand für die Kommunikation und Sensibilisierung betrieben: Beratung und Kommunikation u. a. über die Berufsverbände APB (Allgemeiner Apothekerbund) und OPHACO (Vereinigung der kooperativen Apotheken in Belgien), Mailings an einzelne Apotheker, Interviews in der Fachpresse und in den Nachrichten, Leitfäden und FAQs auf der FAAG-Website und Unterstützung durch unsere Abteilung per E-Mail oder Telefon. Nur: „Ja, wir haben in den ersten sechs Monaten gesehen, dass es bei den Apothekern noch eine Lernkurve gibt, und deshalb versuchen wir, sie so gut wie möglich zu unterstützen. Wir stellen fest, dass unbewusst Fehler gemacht werden, zum Beispiel mussten wir bisher etwa achttausend Angaben korrigieren. Aber alle sind guten Willens, wirklich hartgesottene Apotheker, die das System trotz der gesetzlichen Verpflichtung nicht nutzen wollen, kann man zum Glück an einer Hand abzählen. Bisher musste dies nur einmal geschehen, aber das Gesetz sieht Durchsetzungsmaßnahmen wie eine offizielle Anzeige mit entsprechenden Bußgeldern vor.“

Solche Projekte erfordern von den FAAG-Mitarbeitenden natürlich einen hohen Aufwand, da Routineaufgaben verbleiben. Was hält Nur davon? „Trotz dieser zusätzlichen Arbeitsbelastung bin ich froh, dass ich dieses Projekt gemeinsam mit vielen Kolleginnen und Kollegen zu einem erfolgreichen Abschluss bringen konnte. Es ist nicht nur äußerst lehrreich, ein solches Projekt von A bis Z zu verfolgen, sondern auch äußerst befriedigend. Wenn man positives Feedback von den Nutzern erhält und weiß, dass inzwischen fast anderthalb Millionen Angaben im neuen System getätigt wurden, dann weiß man einfach, dass die ganze Arbeit zu einem schönen Ergebnis geführt hat. Ich möchte jedoch betonen, dass dies wirklich eine Teamleistung vieler Menschen innerhalb unserer Dienststelle, aber auch der IKT- und Kommunikationsabteilungen und sogar externer Partner wie SMALS, eHealth, Apotheker, Krankenhausapotheker und Großhändler war. Nicht zu vergessen ist auch mein Abteilungsleiter Philippe De Buck, der bereits die ersten Schritte für dieses Projekt unternommen hat, als ich noch gar nicht für die FAAG tätig war, und der mit seinem Fachwissen sicherlich einen Mehrwert geschaffen hat. Und die Zukunft? Die Arbeit ist noch nicht abgeschlossen. Wir prüfen weiterhin, wie wir das System für die Nutzer verbessern können und wie wir die Daten noch besser einsetzen können.“

Goedele Louwagie – Alain Dupont – Greet Declerck – Philippe De Buck – Nur Demirci – Hanne Lavrysen

Unsere FAMHP-Expertinnen und -Experten

Nur Demirci hat einen Master-Abschluss in biomedizinischen Wissenschaften und ist Mitglied des Teams für Betäubungsmittel und Drogenausgangsstoffe der GD Inspektion. Als Projektleiterin hatte sie eine Schlüsselrolle bei der Entwicklung von Narcoreg.