Wie das Projekt „Meet the Expert“ die Zusammenarbeit innerhalb der FAAG fördert

Ausbildung und ständige Weiterentwicklung sind in der FAAG von entscheidender Bedeutung. In einer Welt, die sich sowohl technologisch als auch innovativ ständig weiterentwickelt, ist es selbstverständlich, dass wir nicht zurückbleiben dürfen. Die Abteilung Personal und Organisation (P&O) hat daher das Projekt „Meet the Expert“ ins Leben gerufen, bei dem die Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, Kolleginnen und Kollegen einen oder mehrere Tage lang zu begleiten, um die Arbeit der anderen besser kennenzulernen.

Als die Abteilung P&O nach der Corona-Krise ins Büro zurückkehrte, suchte sie auf Ersuchen des Exekutivausschusses nach neuen Wegen, um die Mitarbeitenden zu ermutigen, mehr über die spezifischen Rollen und Verantwortlichkeiten der Kolleginnen und Kollegen zu erfahren. „Manche Kolleginnen und Kollegen arbeiten schon seit Jahren zusammen, ohne die Arbeit der anderen wirklich zu kennen. Sie stehen in regelmäßigem Kontakt per E-Mail oder Telefon, wissen aber nicht genau, woran die Kollegin oder der Kollege den ganzen Tag über arbeitet. Das Projekt „Meet the Expert“ soll dem ein Ende setzen“, erklärt Nathalie Wouters von der Abteilung P&O.

Nathalie Wouters

Dank „Meet the Expert“ habe ich nun ein besseres Verständnis für die allgemeine Arbeitsweise der FAAG und konnte mein Netzwerk innerhalb der Agentur erweitern. Das gewonnene Wissen kann ich in Zukunft zweifellos nutzen.

– Céline Thiry − Abteilung Evaluatoren, GD PRE-Genehmigung

Das Projekt wurde eingerichtet, um neben den üblichen Informationsveranstaltungen und dem Integrationsprozess für neue Mitarbeitende eine angenehme und interaktive Möglichkeit zum Kennenlernen der Kolleginnen und Kollegen sowie ihrer Aufgaben zu bieten. „Mit diesem Projekt möchten wir vor allem unsere Mitarbeitenden ermutigen, ihre Kolleginnen und Kollegen sowie ihren Arbeitsbereich besser kennenzulernen“, erklärt Nathalie. „Das wird nicht nur die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen über die verschiedenen Einheiten hinweg fördern, sondern auch dafür sorgen, dass wir unser Fachwissen und unsere Erfahrung erweitern können.“

Eine erste Initiative ging mit dem Projekt „Inspektor für einen Tag“ von der Generaldirektion Inspektion aus. Mitarbeitende anderer Abteilungen hatten die Möglichkeit, eine Inspektion von A bis Z mitzuverfolgen: von der Vorbereitung der Inspektion selbst bis hin zur Abschlussbesprechung mit der Erstellung des Inspektionsberichts. Diese Initiative bot Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen die Möglichkeit, sich vor Ort ein Bild davon zu machen, was eine Inspektion genau beinhaltet.

„Meet the Expert“ ermöglicht es uns nicht nur, Erfahrungen unter Kolleginnen und Kollegen auszutauschen und die Beziehungen innerhalb der Organisation zu stärken, sondern gibt Ihnen auch die Möglichkeit, andere Positionen zu entdecken, die Sie in Zukunft vielleicht selbst ausüben möchten.

– Catherine Landrieu − Abteilung P&O

Und es war ein Erfolg! Zum Start des Projekts meldeten sich mehr als 25 Mitarbeitende an, um eine Inspektion aus der Nähe zu verfolgen, was mehr als erwartet war. Es handelte sich um sehr unterschiedliche Profile aus verschiedenen Abteilungen. Die Reaktionen waren sehr positiv. Bessere Kenntnisse über die Arbeit von Kolleginnen und Kollegen, die an denselben Prozessen beteiligt sind, verbessern die Zusammenarbeit und die Qualität der Arbeit und ermöglichen es den Mitarbeitenden, ihr Netzwerk zu erweitern. Die Abteilung P&O arbeitet daher ständig an neuen Ideen, um das Wissen zwischen allen Abteilungen zu verbessern.

Nachdem ich letztes Jahr die Gelegenheit hatte, eine Inspektion aus nächster Nähe zu verfolgen, weiß ich jetzt, dass diese sehr umfangreich ist. Der gesamte Prozess beginnt mit einer gründlichen Vorbereitung. So sollten die Inspektorinnen und Inspektoren sowie die Prüferinnen und Prüfer beispielsweise die Ergebnisse früherer Inspektionen kennen. Anschließend müssen sie auch Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen bewerten, bevor sie ein Zertifikat ausstellen können.

– Olivier Pauwels, Abteilung Genehmigungen, GD Inspektion

Christophe Debruyne – Ethel Mertens – Jean-Michel Piers – Katelijne Van Keymeulen

Auch die Abteilung Internationale Beziehungen krempelte die Ärmel hoch. Zwei Kollegen hatten die Gelegenheit, die Aktivitäten dieser Abteilung einen Tag lang zu verfolgen und unter anderem an einer Konsultation mit dem Kabinett zur Vorbereitung einer großen Konferenz im Rahmen des belgischen Vorsitzes im Rat der Europäischen Unionteilzunehmen. Diese Initiative hat einmal mehr gezeigt, dass das Projekt den Informationsfluss zwischen den verschiedenen Abteilungen verbessert und zur Integration von Fachwissen innerhalb der FAAG beiträgt.

Als Inspektor hatte ich die Gelegenheit, drei Kollegen aus anderen Einrichtungen in unsere Inspektionen bei Herstellern von Medizinprodukten einzuführen. Dadurch konnten sich die Kollegen ein besseres Bild davon machen, welche Auswirkungen ihre Arbeit direkt „vor Ort“ hat. Für mich selbst war es auch lehrreich, den Ansatz der anderen Abteilungen besser zu verstehen. Ihr Fachwissen in den jeweiligen Bereichen erwies sich als klarer Mehrwert.

– Arne Sunaert − Abteilung Medizinprodukte

„Wir werden dieses Projekt auf jeden Fall weiterverfolgen“, sagt Nathalie Wouters. Dieses Projekt ist der perfekte Beweis dafür, dass wir viel voneinander lernen können.

Unsere FAMHP-Expertinnen und -Experten

Nathalie Wouters ist Leiterin der Gruppe Organisations- und Personalentwicklung innerhalb der Abteilung Personal und Organisation. Gemeinsam mit ihren Kolleginnen und Kollegen ist sie für die Wissenspolitik, die Evaluierungspolitik und die Politik im Bereich Wohlfahrt und Kultur innerhalb der FAAG zuständig.